Neste artigo trago um ensaio de um outro método de organização: Bullet Journal na gestão de projetos de arquitetura e urbanismo, este método é utilizado em larga escala por pessoas no mundo todo como ferramenta de organização pessoal e que aqui faremos o exercício de sua aplicação na gestão de projetos.
Atualmente há uma crescente busca por ferramentas de organização para auxiliar no dia a dia e aumentar o foco e a produtividade. Neste cenário ainda há uma preferência por soluções visuais, como por exemplo o Business Model Canvas, metodologia criada por Alexander Osterwalder nos anos 2000 com o intuito de representar graficamente o modelo de negócios e que, hoje, é entendida como uma ferramenta estratégica de gestão de projetos e de implantação de novas frentes, contando com um planejamento para evitar desvios no meio do caminho.
O Bullet Journal também conhecido como BuJo foi criado por Ryder Carroll para atender a uma necessidade pessoal de organizar as suas tarefas, fornecendo uma estrutura que lhe permitisse capturar e organizar as informações rapidamente, priorizar as tarefas de forma eficaz e cultivar uma conexão mais profunda com suas próprias aspirações e valores.
Bullet Journal e os escritórios de arquitetura
Pautado nos pilares: registre o passado, organize o presente e planeje o futuro, o BuJo pode ser transposto aos processos de gestão de projetos pelas práticas associadas às atividades do cotidiano da gestão.
No caso do primeiro pilar, registrar o passado claramente se associa ao registro de lições aprendidas – prática fundamental para a construção de base sólida para tomadas de decisões futuras.
Organizar o presente é o mais intuitivo de todos, pois são todos os processos de gestão de cronograma com exceção da elaboração de cronograma que faz parte do terceiro pilar. Neste pilar do BuJo, busca-se a ordenação de um bloco de atividades para a execução atual, seja de forma simultânea ou não e pela perspectiva da priorização de atividades. Ressalta-se, no entanto, que estes registros podem ser adotados como estratégia de gestão de riscos.
Na figura 1 a seguir, apresento um exemplo simples de organização de um projeto, onde são colocadas as principais atividades que devem ser desenvolvidas ao longo dos próximos meses, assim como situações de pendências e/ou atrasos, as prioridades e os marcos – entregas conforme cronograma oficial do projeto. O exemplo a referido trata-se de ilustração dos conceitos propostos e, por conseguinte, ressalto que este não substitui o cronograma completo do projeto, que deve ter todos os pacotes de trabalho e suas relativas informações – recursos, tempo de execução etc.
O BuJo deve ser adotado como ferramenta complementar de gestão, principalmente de equipe, pois a sua forma gráfica de organização permite que todos os envolvidos direta ou indiretamente no projeto tenham a visibilidade do todo, permitindo que o remanejamento ou substituição de profissionais por conta de férias ou ainda em situações de afastamento temporário por quaisquer outras razões seja feita de forma muito mais tranquila.
Não menos importante, temos o terceiro pilar que visa o planejamento do futuro, como falado anteriormente a principal e mais intuitiva atividade deste pilar é a elaboração de cronogramas, principalmente de projetos e obras. Contudo, dos três este é o mais complexo na transposição para a gestão do escritório e dos projetos, pois ele se divide em três:
- Pós projeto: atendimento das garantias e demais responsabilidades legais.
- Retorno do cliente: fidelização do cliente
- Além do projeto: visibilidade e crescimento do escritório
Neste ponto, observa-se a importância do planejamento de médio e longo prazo, é necessário entender que a gestão de projetos não pode andar completamente desconectada da gestão de escritório e vice e versa, visto que há momentos em que os objetivos se cruzam e há uma necessidade inerente de articulação das estratégias adotadas e das próprias atividades.
Nos três tópicos acima observa-se que, ao falar do cliente, você automaticamente está falando de projeto, porém também está falando do escritório, atendê-lo da melhor forma antes, durante e depois do projeto entregue, garante que este cliente gere para o escritório novas receitas provenientes da sua indicação, assim como ele próprio voltará quando houver necessidade.
Na figura a seguir, um outro exemplo de aplicação destes conceitos atrelados as metas do planejamento estratégico de um escritório, observem que a ideia é simplificação dos registros de uma forma gráfica que permite a visão global dos conhecimentos.
Como sugestão e dando voz a sua equipe, você pode adotar um quadro de insights onde ideias coletivas e individuais podem ser compartilhadas e desenvolvidas por todos, mantendo a sua equipe engajada e ao mesmo tempo valorizando e respeitando o trabalho de todos como mostra o exemplo a seguir:
Além destes três pilares, também são colocadas algumas ações importantes que, dentro do BuJo, devem ser adotadas pela equipe de trabalho, são elas:
- Identificação de fronteiras – limites
É importante para o gestor ter a visibilidade de como os profissionais da sua equipe estão se sentindo, ter um espaço onde o profissional aponta se está com carga de trabalho no limite, contribui para a tomada de decisão do gerente de projetos na distribuição das tarefas e na colaboração de todos nos pontos críticos.
- Gratidão
Não é de hoje que estudos mostram que a gratidão pode aumentar significativamente a qualidade de vida e no contexto da gestão de projetos não é diferente: promover espaços de expressão da gratidão por pequenos gestos do dia a dia podem ser a diferença entre uma equipe coesa e determinada, de outras onde a comunicação conturbada e ineficaz cause conflitos e até perda de produtividade.
Incentivar a comunicação precisa, assim como a consciência coletiva do esforço de um time é certamente uma das soft skills mais procuradas em um gerente de projetos, pois manter uma equipe alinhada aos princípios do escritório com certeza é rota de sucesso.
- Limites comunicantes
Além de uma boa comunicação sobre como o profissional se sente em relação a sua carga de trabalho, quanto mais transparência houver dentro da equipe, melhor será o fluxo de trabalho e produtividade.
Desta forma, ter um espaço para compartilhar problemas, limitações e pedidos de ajuda em uma comunicação clara e direta faz com que todos se sintam parte do processo, aumentando o engajamento e o trabalho colaborativo. Sempre vale a pena lembra que: “muitas vezes, o problema de um pode ser a solução do outro”.
- Bloqueio de tempo
O respeito à individualidade é fundamental para a saúde de todos. O gerente de projetos deve criar ferramentas que permitam aos indivíduos de sua equipe definirem horários ou períodos dentro da semana nos quais estão indisponíveis para reuniões e outros compromissos, pois necessitam deste tempo para focar em um determinado trabalho. Isso faz com que tenha mais foco e seja mais produtivo (Direito à Desconexão: Equilibrando Vida Profissional e Pessoal).
Na figura 4 a seguir mostro uma forma de aplicação destes conceitos pela equipe de fo)rma individualizada, mas ao mesmo tempo considerando o coletivo do time, ressaltando que são apenas exemplos fictícios para melhor visualização e entendimento do BuJo na gestão de projetos.
Considerações finais
Os processos de organização e gestão não devem fixar-se em técnicas engessadas que muitas vezes acabam por sobrecarregar a equipe pela quantidade de planilhas e outros documentos a serem preenchidos e constantemente atualizados, transformando o método em uma lista de tarefas. Tal situação pode implicar perda de foco e produtividade. Independentemente do método adotado, lembre-se de verificar o que realmente faz sentido para otimizar a rotina do escritório.
Assim, não importa quais são as técnicas e métodos você vai aplicar, o que interessa é saber o que realmente serve/ contribui na sua rotina, o que vai gerar maior produtividade e excelência dos produtos criados ou serviços prestados pela sua equipe.
Nenhum profissional ou escritório é igual a outro: especificidades do ambiente de negócios e perfil do público atendido, por exemplo, são indicadores importantes na escolha dos métodos de gestão e das ferramentas. Dentro deste contexto este artigo trouxe um ensaio de aplicação de um método de organização altamente adaptável, que pode contribuir de forma efetiva com seus projetos, visto que, como exemplificado, o BuJo permite maior engajamento da equipe, maior visibilidade das atividades, problemas e soluções.
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